「電子政府・電子自治体」というと、インターネットや高速回線で国と各自治体を 結び、企業が電子入札をしたり、国民がわざわざ役所に出向かなくても各種の申請ができたり（電子申請）、選挙で投票できたり（電子投票）ということをイメージしやすいと思います。確かにそれは、電子政府・電子自治体によって実現することではありますが、それらを実現するために、必ず避けて通れないことがあります。それが「文書の電子管理」です。
　政府、自治体の業務はすべて文書があって動いています。１年間に作成される文書が数十万件にもなるという市もあります。パソコンやワープロなど、デジタルデータ で作成された文書でも、ソフトが違えば保存形式が違いますし、当然、紙の文書も膨大な量です。それらの混在した文書を国の情報化政策に沿った形で電子文書管理を行っていかなければなりません。それは、紙文書を作成しないで、デジタルデータで作成すれば良い、という次元の問題ではありません。行政内で作成する文書だけでなく、総合行政ネットワークや住民、または企業から届く文書についても発生から流通、決済、保管などの流れすべてを電子化してはじめて作業効率が最大限に向上します。し たがって、行政内すべての業務の流れを見直し、それぞれの行政の状況に対応した電子文書管理の方法をつくっていかなくてはなりません。それは業務改革そのものなのです。そのため、行政内にＣＩＯ（Chief Information Officer／情報統括責任者）を設置するところが増えています。